به هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ی ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد نامه اداری گفته می شود. نکته مهم این است که نوشتن نامه اداری توسط اشخاص به سازمان ها قبل از ثبت در دفتر دبیرخانه عمومی و پس از تشریفات ثبت اداری تلقی می شود. نامه های اداری از لحاظ زمان اقدام به، عادی، فوری، خیلی فوری و آنی طبقه بندی میشوند.

همچنین لازم به ذکر است که گاهی نامه های اداری نام واحدی که آن را تهیه کرده است به خود میگیرد. مثلا نوشته هایی که در واحد مالی سازمان تهیه می شود گاهی به نام نامه های مالی خوانده می شود. پس اگر با عناوینی مانند: نامه های مالی، نامه های بازرگانی، نامه ی فنی، نامه های حقوقی، نامه های آموزشی و… برخورد کردید منظور نوشته ای است که در آن واحد مربوطه تهیه شده است. همچنین  نامه های اداری از لحاظ  حساسیت و امنیت به عادی، محرمانه، خیلی محرمانه، سری و به کلی سری طبقه بندی میشوند.

نامه اداری از نظر ظاهری چه ویژگی هایی باید داشته باشد؟

شماره 1- اگر از طرف شرکت یا سازمان نامه میزنید، نامه را حتما درون سربرگ قرار دهید. سربرگ باید حاوی آرم سازمان، نشانی، کد پستی، تلفن و سایر اطلاعات تماسی سازمان یا شرکت شما باشد.

شماره 2- حدالامکان نامه را تایپ کنید و اگر امکان تایپ نبود، حداقل با خط خوانا بنویسید.

شماره 3- نسخه اصلی را بر روی کاغذ سفید و مرغوب ارسال کنید. (کاغذ ۸۰ گرمی انتخاب خوبی است)

شماره 4- اگر نامه را از طریق اینترنت (ایمیل، تلگرام و ..) مکاتبه میکنید، نامه را درون سربرگ رنگی خود قرار دهید. میتوانید از رنگ های ملایم مثل آبی هم در متن اصلی استفاده کنید.

شماره 5- نوع قلم (فونت) و سایز قلم را درست انتخاب کنید. تایپ تمام نامه با فونت بزرگ اصلا ایده ی خوبی نیست.

شماره 6- سایز معمول نامه های اداری A4 و A5 است. بسته به حجم نامه کاغذ مناسب را انتخاب کنید.

نکات مهم در نگارش نامه اداری 

شماره 1- سعی کنید برای نامه هایتان حتی اگر مهم نیستند، یک رونوشت بزنید و آنها را بایگانی کنید.

شماره 2- در نامه های طبقه بندی شده (محرمانه، سری و ..)، در گوشه سمت چپ با قلم زیر خط دار و خط ایتالیک درشت تر از خط متن عنوان طبقه بندی نوشته شود مثلا «محرمانه».

شماره 3- تاریخ در بالای صفحه چپ-چین می شود و عنوان و متن نامه راست-چین.

شماره 4- نامه را با نام خدا آغاز کنید. (بسمه تعالی، به نام خدا، بسم الله الرحمن الرحیم)، همچنین از عباراتی مثل “به نام دوست”، “با یاد او”، و …  استفاده نکنید.

شماره 5- در پایان نامه، ابتدا نام حقیقی خود و پس از آن نام حقوقی را بیاورید و امضاء نمایید. نامه بدون امضا اعتباری ندارد. (محل امضا : پایین نامه سمت چپ)

شماره 6- بسته به نامه، جای مناسب برای حاشیه نویسی (پاراف) نامه در نظر بگیرید. اگر استاندارد مشخصی در سازمان شما برای این کار تعریف نشده است، میتوانید از بالا و راست 4، پایین 3 و چپ 2 سانتی متر فاصله در نظر بگیرید.

شماره 7- در نامه هایی که ادامه دار است، صفحات دوم و سوم را شماره گذاری کنید. در آخرین خط صفحه اول نیز برای اطلاع مخاطب از ادامه نامه، علامت % را به کار ببرید.

شماره 8- تاریخ، شماره نامه، پیوست در گوشه بالا، سمت چپ ضروری است. همچنین نوشتن «دارد» در مقابل پیوست صحیح نیست و بهتر است تعداد و نوع مدارک همراه در این قسمت به روشنی نوشته شود. در صورتی که نامه پیوستی نداشت، بنویسید: (پیوست: ندارد) یا (پیوست: _ ).

شهرداد

شهرداد امکانی را فراهم آورده تا علاوه بر متخصصین حقوقی، عموم افراد جامعه نیز بتوانند در هر زمان و مکان نیازهای حقوقی خود را اعم از پرسش و پاسخ حقوقی، مشاوره آنلاین و بررسی آنلاین پرونده های حقوقی، حتی قبل از مراجعه به وکیل و طرح دعوی مرتفع نمایند.

شهرداد با تقسیم بندی وکلا به حوزه های مختلف تخصصی و احراز کفایت علمی و تجربی وکلای مربوطه پل ارتباطی بین وکلای برگزیده و مردم خواهد شد تا بدین وسیله فناوری نوین را در خدمت جامعه ایرانی قرار دهد.

اگر چه شرکت گام‌های بلندی را برای تحقق اهداف خود برداشته است؛ این شما عزیزان خواهید بود که با بازخورد و انعکاس نقطه نظرات خود ما را در هر چه بهتر کردن خدمات شهرداد یاور و رهنمون خواهید بود.